A digitalizálás szó hallatán joggal szorulhat el a hazai múzeumi szakma és a vezetőinek szíve, hiszen az olyan problémahalmaz meglétével szembesít mindannyiunkat, amely első látásra nagyobb szabású informatikai feladatnak tűnik, a valóságban azonban alapvetően szakmai, azaz muzeológiai kérdéscsoportként definiálható. Más szóval: darázsfészek. Az alábbi írásban ezeket az egymáshoz kapcsolódó problémaköröket vázolom a Magyar Nemzeti Galériában 2004 folyamán beindított digitalizálási folyamatok tükrében.

Hat évvel ezelőtt két halaszthatatlan feladat körvonalazódott az intézményben: a központi -- az összes gyűjteményi osztályon működő -- adatbázis bevezetése és működtetése, valamint az akkori viszonyokhoz képest új, az aktuális múzeumi trendekhez illeszkedő weboldal koncepciójának kidolgozása. Ezek számos ponton kapcsolódtak egymáshoz, jelen írás keretein belül azonban csak az MNG-ben működő MuseumPlus rendszer kapcsán felmerült kérdéseket vázolom.

A megvalósulás szempontjából létfontosságú volt egy olyan koordinációs egység megalakítása, amely a digitalizálási folyamatok projektjellegű vezetésében lehetővé tette egy muzeológus és egy informatikus együttműködő munkáját. Ennek megalakulását követően és az MNG-ben jelenleg is működő adatbázis bevezetése előtt tájékozódtunk a budapesti és a külföldi múzeumok körében, megtekintettünk több rendszert. Ki mivel oldja meg a digitalizálás egyre égetőbb problémáját? Az itthoni helyzet azt mutatta, hogy több múzeum is dolgozik olyan kisebb, hazai informatikai cégek által fejlesztett rendszerrel, amelyet kifejezetten az adott múzeum tárgyanyagára specifikáltak. Mi is megpróbáltunk egy ilyen, minisztériumi ajánlással és auditálással felcímkézett rendszert honosítani -- teljes kudarccal. Az átfogó rendszerkoncepció és a biztonságos fejleszthetőség hiányát látva pár hónap alatt egyértelművé vált, hogy ebbe a számos buktatót rejtő zsákutcába nem szeretnénk (még egyszer) belefutni. Megnéztük a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma megbízásából fejlesztett múzeumi nyilvántartási rendszert is (MUNYIR), amely a digitális leltározást a rendeletileg előírt (20/2002. X. 4. NKÖM-rendelet a muzeális intézmények nyilvántartási szabályzatáról) szabályoknak megfelelően szolgálja, mi azonban ennél többet akartunk. Az intézmény központi adatbázisaként olyan multifunkcionális rendszer meghonosítását terveztük, amely a rendeletileg definiált digitális leltározáson kívül a múzeumi ügyvitel elektronikus adminisztrációját is egyetlen integrált rendszeren belül teszi lehetővé, képes ezek követésére, a folyamatok adatbázison keresztül történő szervezésére. Ez a szempont mindent felülírva határozta meg az eredeti és kezdetleges formájában a svájci bankokban őrzött II. világháborús műkincsletétek regisztrálására kifejlesztett, majd múzeumi gyűjteménykezelői rendszerré átdolgozott svájci MuseumPlus melletti döntést.

Az említett két múzeumi digitalizálási alapfeladat közül magától értetődően az előbbi -- azaz a tárgyak digitális reprodukcióinak és alapadatainak adatbázisban történő tárolása -- a múzeumi informatika egyik legalapvetőbb feladata. Talán nem is kell részleteznem, milyen sok szempontból létkérdés, hiszen a digitális leltározás a tárgyak állagmegóvásától az azokhoz kapcsolható információk kezelésén át a website-on történő adatközlésig számos, elsősorban muzeológiai funkciót tölt be. Ám még ez sem tekinthető szimpla informatikai problémának, hiszen elsődlegesen a tárgyanyag szakmai feldolgozottságát feltételezi, s mint ilyen -- maguknak a muzeológusoknak is nem kevés fejtörést okozva -- komplex muzeológiai kérdéskörré fejleszti önmagát.

A teljes műtárgyállomány feldolgozottságát illetően az MNG mintegy 100 ezer tételt számláló állományát 2006 óta folyamatosan rögzítjük a MuseumPlusban. A rendszer bevezetése előtt itt is működtek egyes gyűjteményi osztályokon egymással nem kommunikáló kisebb adatbázisok, így az első feladatok között szerepelt a már meglévő elektronikus kartonok migrálása. A MuseumPlust tehát mintegy 10 ezer digitális műtárgykartonnal élesítettük (az ISZTÁR nevű adatbázis képi és szöveges adatait rögzítő, körülbelül 1000 kartonjával és a Jelenkori Gyűjtemény MARS adatbázisának szöveges adatokat tartalmazó mintegy 9000 műtárgy- és 1500 alkotói tételével), majd az egykor a Grafikai és a Szobor Osztályon működő 6700, illetve 120 szöveges adatot tartalmazó ARIADNÉ rendszer elektronikus kartonjaival egészítettük ki. A tavalyi, 2009-es évre közel 46 ezerre növekedett a digitalizált kartonok száma, ezek közül megközelítőleg 10 ezerhez digitális kép is társul.

Ahhoz azonban, hogy a MuseumPlus valóságosan működő, élő rendszerré váljon, az informatikai háttér kialakításával párhuzamosan szakmai fórum életre hívására és működtetésére is szükség volt. Megalakítottuk az adatbázis-munkacsoportot, amelynek koordinálója a gyűjteményi osztályoktól független muzeológus, a Magyar Nemzeti Galéria gyűjteményi osztályait (Régi Magyar Gyűjtemény, Festészeti Osztály, Grafikai Osztály, Szobor Osztály és Éremtár, Jelenkori Gyűjtemény) pedig egy-egy muzeológus és egy-egy gyűjteménykezelő képviseli. Említésre méltó, hogy a MuseumPlusszal dolgozó kollégáink nem a felhasználói oktatáson találkoztak először a rendszerrel, hanem jóval az élesítés előtt, hiszen ők végezték a ma is érvényben lévő, más múzeumokban is használatos felület magyar nyelvű specifikációját. A mezőnevek, indexlisták, különféle riportok, szerződések és sablonok kidolgozása ugyancsak a standard magyar nyelvű felület kialakításába tartozott. Az adatbázis-munkacsoport tevékenysége azonban ezzel még nem ért véget, hiszen a műtárgykartonok felvitele mellett az egyes múzeumi ügyviteli folyamatok elektronikus úton történő bonyolításához és a folyamatok lépésről lépésre történő definiálásához is folyamatos együttműködésre volt és van szükség.

A múzeumi ügyvitel koordinálása jelenleg számunkra az egyik legfontosabb és legizgalmasabb digitalizálási probléma, merthogy ez is egy a múzeumi informatika feladatai közül. A pár évvel ezelőtt indított projektben a Gyűjtemény, Alkotó, Kiállítás, Kölcsönzés, Adattár modulok működtetése mellett a belföldi kölcsönzéseket is elektronikusan vezetjük. A közeljövőben pedig a külföldi kölcsönzések, a műtárgymozgás, a restaurálás és a fotózás elektronikus és valóságos ügyviteli protokolljának kidolgozását tervezzük.

A digitális leltározás és a múzeumi ügyvitel fő csomópontjainál azonban még mindig nem szeretnénk megállni, hiszen a rendszerben rejlő lehetőségek nem merülnek ki ezen a szinten. Remélhetőleg belátható időn belül olyan kreatív eszközként is tudjuk használni a MuseumPlust, amely kollégáink számára egyszerűbbé és átláthatóvá teszi a kiállítások tervezését és szervezését.

Bár a jelen viszonyok között túlzásnak tűnhet ilyen álmok dédelgetése, a tapasztalat azt mutatja, hogy a digitális leltározást és az ügyviteli folyamatokat funkcionálisan összekapcsoló integrált rendszer képes a múzeumok működését megváltoztatni, azt a folyamatok újragondolásával és megtervezésével racionalizálni. Ezzel az írással hadd álljon itt egy olyan vélemény, amely azt sugallja, hogy egy intézmény belülről is megújulhat, s ne tűnjön eretneknek az a gondolat, hogy felcsillanhat a -- számos felesleges mellékvágányt is nehezen és csikorogva működtető -- múzeumok belülről történő megújulásának lehetősége.

Katona Júlia
muzeológus, Informatikai Osztályvezető, Magyar Nemzeti Galéria